Seit der Reform des Nachweisgesetzes dürfen Unternehmen unbefristete Arbeitsverträge in Textform abschließen. Doch digitale Freiheit befreit nicht von Dokumentationspflichten. Die Nachweisgesetz Checkliste stellt sicher, dass alle sechs Muss-Klauseln sauber im Vertrag landen, Bußgelder vermieden werden und Ihr SaaS-Workflow jede Prüfung besteht.
1 | Warum eine Nachweis-Checkliste unverzichtbar ist
Der Gesetzgeber verlangt, dass alle wesentlichen Arbeitsbedingungen spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich vorliegen. Ein Versäumnis kostet bis zu 2 000 €. Mit der richtigen Checkliste integrieren Sie jedes Pflichtfeld in Ihre Vertragsvorlage und lassen das E-Sign-Tool automatisch warnen, wenn etwas fehlt.
2 | Pflichtklausel 1 – Arbeitsort und Arbeitszeit
Beschreiben Sie präzise, wo und zu welchen Zeiten gearbeitet wird. Bei Remote-Jobs genügt „Homeoffice in DE“ plus Kernzeiten. Ein flexibler Passus („nach betrieblichem Bedarf“) reicht nicht aus.
3 | Pflichtklausel 2 – Vergütung und Fälligkeit
Nennen Sie Bruttogehalt, Zahlungsrhythmus und Zuschläge. Boni gehören als Verweis auf eine separate Regelung in den Vertrag.
Nachweisgesetz Checkliste Schritt für Schritt
Nutzen Sie folgende Matrix:
| Klausel | Mindestangabe | SaaS-Feld |
|---|---|---|
| Probezeit | Dauer + Kündigungsfrist | Dropdown (0–6 Monate) |
| Urlaub | Tage pro Jahr | Zahlfeld |
| Tätigkeit | Stellenbeschreibung | Freitext |
| Tarif/ Betriebsvereinbarung | Ja/Nein + Quelle | Checkbox + Link |
4 | Pflichtklausel 3 – Probezeit und Kündigungsfristen
Geben Sie Probezeitdauer und verkürzte Frist (meist zwei Wochen) an. Für die Zeit nach der Probe gilt § 622 BGB oder ein Tarifvertrag.
5 | Pflichtklausel 4 – Urlaub und Abwesenheit
Der Erholungsurlaub beträgt mindestens 20 Tage bei Fünftagewoche. Abweichungen nach Tarif sind zulässig, müssen aber genannt werden.
6 | Pflichtklausel 5 – Tätigkeitsbeschreibung
Nennen Sie Kernaufgaben. Ein zu enger Zuschnitt erschwert Versetzungen; ein zu weiter birgt Unklarheit. Nutzen Sie daher eine funktionsbezogene Beschreibung.
7 | Pflichtklausel 6 – Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen
Falls ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung gilt, reicht ein Hinweis auf Titel, Parteien und Fundstelle. So bleibt der Arbeitsvertrag schlank.
Fazit
Mit der Nachweisgesetz Checkliste erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorgaben, halten Kandidaten nicht mit Papier auf und schützen Ihr Unternehmen vor Bußgeldern. Integrieren Sie die Pflichtfelder jetzt in Ihre SaaS-Vorlage – ein Klick sichert volle Compliance.
Quellen
[1] Lexware. Digitaler Arbeitsvertrag – Neuerungen 2025. 2025.
[2] Bund-Verlag. Arbeitsrecht digital: Nachweisgesetz im Wandel. 2024.
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