Mit dem Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV zum 1. Januar 2025 hat die Digitalisierung im Arbeitsrecht einen bedeutenden Schritt nach vorn gemacht. Unternehmen können nun Arbeitsverträge digital unterzeichnen, was Prozesse beschleunigt und Ressourcen spart. Doch welche Arten der digitalen Signatur sind rechtlich zulässig, und worauf müssen Arbeitgeber achten, um die digitale Signatur im Arbeitsvertrag rechtskonform einzusetzen?
Rechtlicher Rahmen: Was erlaubt das Gesetz?
Die Reform des Nachweisgesetzes erlaubt es Arbeitgebern, die wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform gemäß § 126b BGB zu übermitteln. Dies bedeutet, dass eine eigenhändige Unterschrift nicht mehr erforderlich ist. Stattdessen genügt eine elektronische Übermittlung, beispielsweise per E-Mail, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
„Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen darf nun in Textform erfolgen, was auch E-Mail oder PDF umfasst.“ – Bundesministerium der Justiz, 2024
Wichtig ist, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Arten der elektronischen Signatur
Im Rahmen der eIDAS-Verordnung werden drei Typen von elektronischen Signaturen unterschieden:
- Einfache elektronische Signatur (EES): z. B. eingescannte Unterschrift im PDF – rechtlich zulässig, aber geringerer Beweiswert
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): kryptografisch gesichert mit Identitätsnachweis – höherer Beweiswert
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): mit staatlich zertifizierter Identifizierung – gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift
Für befristete Verträge oder Kündigungen ist weiterhin eine Schriftform notwendig – also Papier oder QES. Für unbefristete Arbeitsverträge reicht jedoch eine FES oder sogar EES, sofern sie den Anforderungen der Textform genügt.
Voraussetzungen für die Textform nach dem Nachweisgesetz
Die Textform gemäß § 126b BGB erfordert, dass das Dokument:
- für den Arbeitnehmer zugänglich ist (z. B. per E-Mail)
- gespeichert und ausgedruckt werden kann
- eine Aufforderung zur Erteilung eines Empfangsnachweises enthält
Der Arbeitgeber muss den Zugangsnachweis gut aufbewahren, um im Streitfall den Zugang des Dokuments nachweisen zu können.
Ausnahmen und Einschränkungen
Trotz der Erleichterungen bleiben bestimmte Verträge von der Schriftformpflicht betroffen:
- Befristete Arbeitsverträge (gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG)
- Nachvertragliche Wettbewerbsverbote (§ 74 Abs. 1 HGB)
- Verträge in Branchen, die dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterliegen (z. B. Bau- und Gastgewerbe)
Auch Tarifverträge können eigene Regelungen zur Schriftform vorsehen, die unabhängig von den neuen gesetzlichen Vorgaben gelten.
Vorteile der digitalen Signatur im Arbeitsvertrag
Die Umstellung auf digitale Signaturen bietet zahlreiche Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Schnellere Vertragsabschlüsse und reduzierte Verwaltungskosten
- Flexibilität: Ortsunabhängige Unterzeichnung, ideal für Remote-Teams
- Nachhaltigkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs
- Rechtssicherheit: Automatisierte Prüfprozesse minimieren Fehler
Eine Umfrage von Bitkom zeigt, dass über 45 % der KMU in Deutschland die Einführung digitaler Signaturprozesse im HR-Bereich planen.
Empfohlene Tools für digitale Signaturen
Zahlreiche SaaS-Lösungen unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung digitaler Signaturprozesse. Hier eine Auswahl:
| Tool | Signaturarten | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Skribble | EES, FES, QES | Einfacher QES-Prozess, DACH-Fokus |
| Personio eSign | FES | In HR-Software integriert |
| DocuSign | FES, QES (optional) | Weltweiter Standard, hoher Funktionsumfang |
Speziell für HR-Verträge ist eine Plattform mit Vorlagenmanagement, Prüfmechanismen für Vertragsarten und automatischen Erinnerungen ideal.
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
Bei der Umsetzung digitaler Signaturen sollten folgende Fehler vermieden werden:
- Verwendung der Textform bei befristeten Verträgen: Diese wären ungültig – QES ist Pflicht!
- Fehlende Aufforderung zur Empfangsbestätigung: Ein PDF reicht nicht, wenn kein Empfang dokumentiert ist
- Unvollständige Vertragsinhalte: Das Nachweisgesetz verlangt bestimmte Mindestangaben
Ein gutes Tool bietet hier integrierte Prüfprozesse und Warnsysteme.
Fazit: Jetzt auf digitale Signaturen umstellen
Die Einführung der digitalen Signatur im Arbeitsvertrag markiert einen bedeutenden Fortschritt für die Digitalisierung der deutschen Arbeitswelt. Gerade für Startups und mittelständische Unternehmen bietet die Neuerung enorme Vorteile: schnellere Prozesse, niedrigere Kosten und bessere Skalierbarkeit. Allerdings erfordert der Umstieg auch fundiertes Wissen über die rechtlichen Rahmenbedingungen und den richtigen Einsatz von eSignatur-Technologien. Wer hier in eine spezialisierte Lösung investiert und die Prozesse sauber aufsetzt, profitiert langfristig von Effizienz und Rechtssicherheit.
Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, Ihre HR-Prozesse zu modernisieren und von der Gesetzesreform zu profitieren – denn die Zukunft der Arbeit ist digital, auch beim Vertrag.
Quellen:
[1] Bundesministerium der Justiz. Änderungen im Nachweisgesetz 2025. Verfügbar unter: https://www.bmj.de/
[2] Bitkom. Digitale Bewerbungsprozesse und Verträge. Pressemitteilung 2025. https://www.bitkom.org/
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